Adjoint(e) de projet

L'adjoint(e) de projet joue un rôle clé dans la gestion et la coordination des activités de projet en fournissant un soutien administratif et opérationnel essentiel à l'équipe de projet. Sous la supervision du surintendant, l'adjoint contribue à garantir l'efficacité et le succès global des projets.

Gestion Administrative :

• Assurer la coordination des réunions, y compris la préparation des ordres du jour et la prise de procès-verbaux.
• Gérer les appels téléphoniques, messages et les courriels liés au projet.

  Documentation du Projet :

• Organiser, classer et archiver les documents du projet de manière systématique.
• Maintenir la documentation à jour et accessible pour l'équipe de projet.

    Communication Interne et Externe :

• Faciliter la communication entre les membres de l'équipe de projet.
• Servir de point de contact principal pour les parties prenantes externes.

  Suivi des Délais :

• Assister à la gestion des délais en veillant à ce que les tâches soient effectuées en temps voulu.
• Aider à identifier et à résoudre les problèmes qui pourraient entraîner des retards.

  Coordination Logistique :

• Organiser les déplacements, les hébergements et d'autres arrangements logistiques pour les membres de l'équipe de projet.
• Coordonner la réception et l'expédition de matériel et d'équipement.
• Coordonner la planification d’horaire dans Nomadis.

  Gestion des Fournitures :

• Suivre et gérer les besoins en fournitures de bureau et en équipement pour le projet.
• Effectuer des commandes de fournitures conformément aux procédures établies.

  Soutien à la Préparation de Rapports :

• Aider à la collecte et à la compilation des données nécessaires pour les rapports de projet.
• Participer à la préparation de présentations et de rapports.

  Tâches Administratives Générales :

• Effectuer des tâches administratives générales telles que la gestion de l'agenda, la gestion des factures, compilation des feuilles de temps, rapport journalier, sommaire mensuel, etc.
• Fournir un soutien administratif à l'équipe de projet selon les besoins.
• Suivi des formations Cognibox et autres au besoin.
• Procéder à la mise en forme de documents et la rédaction de rapports selon les standards spécifiques aux projets.

• DEP / AEC / DEC en administration ou expérience équivalente.
• Permis de conduire valide.

  Compétences techniques

• Excellente connaissance de la suite Office;
• Connaissance de Cognibox;
• Connaissance de Nomadis;

  Compétences interpersonnelles

• Esprit d’équipe et de collaboration;
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à respecter les délais stricts;
• Facilité d’adaptation aux changements;
• Empathie;